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ID Jeder Patiententext ist mit einer ID versehen, die sich aus vier Bestandteilen zusammensetzt: (1) dreistelliges Kürzel für den Ort der ehemaligen psychiatrischen Einrichtung (nähere Informationen zur Provenienz der Patientenakte [Archiv, Bestand, Aktennummer] finden sich in den Detailansichten); (2) die von der psychiatrischen Einrichtung vergebene Aktennummer (Bei der Lagerung der Akten in nummerierten Kartons wird auch die Kartonnummer angegeben. Die Aktennummern sind teilweise nicht eindeutig, etwa in Kaufbeuren-Irsee oft doppelt vergeben.); (3) erster Buchstabe des Nachnamens des Patienten; (4) Nummer, die bei der Transkription aufsteigend für die einzelnen Texte vergeben wurde.
Patient Name des Patienten. Nachnamen werden auf den ersten Buchstaben gekürzt. Zu den archivrechtlichen Rahmenbedingungen und dem Umgang mit Patientennamen in Veröffentlichungen siehe Schiegg (2022: 73–75).
Geburt Geburtsjahr des Patienten. Bei frühen Akten wurde teilweise nur das Alter bei Anstaltseintritt angegeben, sodass dann das ungefähre Geburtsjahr errechnet wurde.
Eintritt frühester Eintritt in die betreffende psychiatrische Einrichtung. Mögliche frühere Aufenthalte in anderen Krankenhäusern werden hier nicht berücksichtigt.
Austritt spätester Austritt aus der betreffenden psychiatrischen Einrichtung. Beim Tod eines Patienten in der Anstalt wurde ein Kreuz an das Austrittsjahr gesetzt. Ggf. vorkommende Unterbrechungen des Anstaltsaufenthalts sowie Verlegungen innerhalb mehrerer Standorte einer Einrichtung wurden nicht erfasst, können teilweise aber den als Faksimile publizierten Aktendeckeln in den Detailansichten zu den jeweiligen Patientenakten entnommen werden.
V-Klasse Verpflegungsklasse. Die Unterbringung eines Patienten erfolgte in den meisten Einrichtungen in einer von drei Verpflegungsklassen mit Zuteilung gemäß der Höhe des Verpflegungsgeldes, die ein Patient oder dessen Familie aufbringen konnte oder mochte. Teilweise sind auch Patienten höherer sozialer Schichten in niedrigen Verpflegungsklassen anzutreffen. Zu weiteren Details über die Verpflegungsklassen am Beispiel von Kaufbeuren-Irsee siehe Schiegg (2022: 44-45).
Beruf Angabe der historischen Berufsbezeichnung(en). Diese wurde(n) direkt aus den Patientenakten übernommen und nicht modernisiert. Erläuterungen zu diesen finden sich z. B. in Ebner, Jakob (2015): Wörterbuch historischer Berufsbezeichnungen. Berlin: de Gruyter.
Herkunft Angaben von Geburtsort, Wohnort und letztem Aufenthaltsort vor Verbringung in die psychiatrische Einrichtung finden sich oft recht unsystematisch in den Patientenakten und können teilweise nicht differenziert werden. Daher fasst der Oberbegriff „Herkunft“ derartige Angaben zusammen und schlüsselt sie nur teilweise auf. Dann erfolgen detailliertere Angaben bei den Detailansichten zur Patientenakte. Bei sehr kleinen Orten wird auch der nächstgrößere Ort angegeben. In den XML-Dateien wurde – soweit möglich – der Wohnort mit GPS-Koordinaten hinterlegt; darauf stützt sich der Geobrowser.
Familienstand Angabe des Familienstands bei Anstaltseintritt. Wegen des oft längeren bzw. mehrfachen Aufenthalts einiger Patienten in den psychiatrischen Einrichtungen und des im Laufe der Zeit möglicherweise wechselnden Familienstands ist diese Angabe manchmal nicht für den gesamten Anstaltsaufenthalt gültig.
Religion Angaben zur Religion der Patienten erfolgen recht zuverlässig in den Akten.
Texttyp Unterscheidung von fünf Texttypen, die aus der jeweiligen Patientenakte transkribiert und ins Korpus aufgenommen wurden. Diese werden durch zweistellige Kürzel angezeigt: pp = Privatbrief eines Patienten; po = offizieller Brief eines Patienten; ap = Privatbrief eines Angehörigen; ao = offizieller Brief eines Angehörigen; so = sonstiger Patiententext. Bei den Detailansichten zu den Einzeltexten werden unter "Metadaten" -> "Domain" weitere Angaben geliefert. Wegen der enormen Zahl dieser Texte in den Akten musste sowohl eine Auswahl bei der Erfassung als auch Aufnahme ins Korpus erfolgen. Zur Erschließung der Patiententexte aus Kaufbeuren-Irsee und den dabei verfolgten Auswahlprinzipien siehe Schiegg (2022: 92-97). Eine komplette Auflistung aller dort gefundenen Patiententexte findet sich in Schiegg (2022: 547-550).
Schreiber Schreiber des Textes, ggf. mit Angabe zur Beziehung zum Patienten
Datum Datum des Textes. Undatierte Texte wurden auf Grund weiterer Metadaten, meist Eintritts- und Austrittsjahr, einem Schreibzeitraum zugewiesen und mit "ca." versehen. Offensichtlich von Patienten falsch datierte Texte wurden wie undatierte Texte behandelt.
Schreibort Ort, an dem der Text geschrieben wurde. Hier wurde auf die im Text gemachte Ortsangabe zurückgegriffen. Fehlt die Ortsangabe, wurde das Feld in der Regel mit "k. A." ausgefüllt. Da Patiententexte teilweise auch vor, nach und bei Unterbrechungen des Anstaltsaufenthaltes entstanden, ist hierbei der Schreibort erst unter Berücksichtigung der genauen kontextuellen Informationen sicher zu erschließen.
Umfang Umfang des Textes: Anzahl der Seiten und ungefähre Anzahl der Wörter. Eine genaue Anzahl kann wegen nicht-schriftsprachlicher Worttrennungen, Durchstreichungen, Hinzufügungen etc. nicht angegeben werden.